Déclarer une note de frais

Une note se déclare depuis l'espace du salarié ou depuis le CRM : montant, date, catégorie, justificatif.

Le justificatif

Une photo suffit. Il reste attaché à la note pour toute sa vie, y compris après remboursement — c'est lui qui vaut preuve en cas de contrôle, pas la ligne comptable.

Les catégories

Repas, transport, hébergement, carburant, fournitures, autre. Chaque catégorie porte sa règle dans la politique de dépense : plafond, justificatif obligatoire ou non, TVA récupérable ou non.

Ce que le salarié voit

L'état de chaque note : déclarée, en attente, validée, remboursée, refusée. Un refus porte toujours un motif écrit.

⚠️ Une note remboursée ne se modifie plus. Une correction passe par une nouvelle note, en négatif si besoin — pour que le montant remboursé reste traçable.

Les indemnités kilométriques

Distance et puissance fiscale du véhicule ; le barème s'applique. Le véhicule se déclare une fois sur la fiche du collaborateur, pas à chaque trajet.